Als vorbelastetes Kind eines Finanzbeamten und Steuerberaters, kann ich Euch nur 2 Dinge raten:
1. Freiberufler: Wenn Hotel (incl. Frühstück) und Catering gestellt wird und Abends noch der Kunde oder Auftraggeber das Essen bezahlt, lasst es unter den Tisch fallen. Das lohnt die Zeit nicht.
2. Als Angestellter: Wenn Hotel (incl. Frühstück) und Catering gestellt wird und Abends noch der Kunde oder Auftraggeber das Essen bezahlt, lasst es unter den Tisch fallen. Das lohnt die Zeit nicht.
Hier mal eine Beispielrechnung, ist für beide Konstrukte gültig:
Pauschale New York:
24h Anwesenheit: 48.- Euro
Hotelpauschale (ohne Nebenkosten) 215,-
Irgendwer bezahlt das Hotel mit Frühstück (Frühstück mit 24.- Euro ausgewiesen)
Dann geht es auf den Job und es gibt Mittags 2 Hotdogs auf die Hand und Getränke den ganzen Tag.
Abends gehst Du mit Kunden aus und bezahlst mit der Firmenkreditkarte (20% steuerlicher Eigenanteil) oder Du bist eingeladen.
Rechnung dazu:
Hotelpauschale ist abgehakt.
Von den 48.- Euro bleiben nach Frühstück 24.- Euro.
Mittag fällt auch aus, Du hast alles bekommen, was Dir zusteht (wie das ausfällt... Daran kannst Du ablesen wie Deine Wertschätzung ist).
Die Rechnung an Abend macht die letzten Euro platt.
Nebenbei gehen fast alle Finanzämter davon aus, das in unserer Branche das Spesenproblem gelöst ist. Wer da mit einer schäbigen Excel Liste kommt, kann sich schon mal auf eine genaue Prüfung vorbereiten.
Fazit: Entweder man ist der "einsame Wolf, der alles selber macht", oder Ihr seit Teil einer Reisegruppe.
Als Teil einer Reisegruppe, würde ich den Ball eher ganz flach halten.
Selbst wenn dann noch 4,50 Euro theoretische Absetzungsmöglichkeiten bleiben würden... Bei einen Steuersatz von 20% wäre das glatt ein Euro...