Erfahrung und nochmal Erfahrung. Und Feedback von den VAs was fehlte oder zuviel war.
Für kleinere Alleinjobs eher empirisch bzw. Durch Vorplanung, bei größeren Firmen oder Dry-Hire eher fixe Sets. Deren Vorteil ist, dass man schnell weiß, ob die Kiste gereicht hat oder nicht und damit die Rückmeldung hat.
Es macht dann oft Sinn, 2-3 Größen zu haben: Also kleine, mittlere und große Sets. Am besten auch so, dass z.B. wenn die große Kiste alle/unterwegs ist, man einfach zwei kleine schicken kann. Wenn man dann weiß, dass der Job Besonderheiten hat (viele kurze oder lange Strecken, Verteiler) dann diese als Extra dazu buchen. Das funktioniert eigentlich ganz gut.
Am Ende musst Du aber die Lösung für Deine Arbeitsweise und Projekte finden.