Wer es genau macht ist ja erst einmal nebensächlich (entsprechende Qualifikation vorausgesetzt).
Hier in der Schweiz gibt es dafür sogar eine Internetseite, auf der der Erste, der sich dazu berufen fühlt die HF-Koordination für einen Event abzuwickeln, diesen dort eintragen kann - alle nachfolgenden sollten (oder müssen) zu dieser Firma/Person ihre Gesuche nach freien Frequenzen einreichen.
Im besten Falle geschieht dies von Veranstalterseite aus, die meisten Einträge stammen aber eigentlich vom TPC (technischer Dienstleister des SRF).
Blöd ist's, wenn der Veranstalter, so wie letztens bei einem Grossportevent, von diesem Portal keine Ahnung hat und ein Büro irgendwo in England mit der Frequenzplanung beauftragt, dies aber lediglich der Firma, welche Streckenbeschallung etc. umsetzt, mitteilt. Während Fernsehen und Rahmenprogramm direkt an der Rennstrecke ihre eigene Planung durchführen. Dann wird's kurz vorher plötzlich ein wenig hektisch...