Man kann das auch anders angehen:
1) Angebot an Stadtfestveranstalter
2) Auftrag von STadtfestveranstalter
3) Stadtfestdurchführung
Den Auftrag hat man auf Basis eines Angebotes erhalten. Dahinter steht ein Preis mit einem bestimmten Leistungsumfang. Auf dieser Angebots-/Vertragsbasis kann man eine Info für alle Künstler erstellen und an diese senden, bzw. über den Veranstalter senden lassen. Wenn jemand der auftretenden Künstler mit dieser Ausstattung nicht zurecht kommt, kann er sich melden. Damit haben wir die Möglichkeit, dem Veranstalter auch zu begründen, wieso mehr Material an den Start muss ... und dann auch etwas mehr kosten wird (von Kleinigkeiten natürlich mal abgesehen).
... auch ein Weg.