Was beachten bei Discoveranstaltung

na, dann mach dir mal nen kopf, wie du richtig erkannt hast, gibt es viel zu beachten :wink:

aber im ernst: wir hatten das auch mal durchgerechnet, und schließlich sein gelassen, da das risiko insgesamt, eine finanzielle bauchlandung zu machen, viel zu groß ist:

1. versicherung: das sind unerwünschte risiken, die man nur zum teil gegen viel beitrag an einen vr abwälzen kann. vandalismusschäden (stell dir vor, bekloppte demontieren alle sanitären anlagen) möchten die vr`s bei discopartys nicht übernehmen.

2. security: wenn du hier sparst, kann es passieren, dass eine gang deine veranstaltung beendet, bevor sie richtig angefangen hat. bei krawallen schließt die polente ganz fix deinen event.

3. das material ist nur das kleinste problem, werbung ist um ein vielfaches teurer. sparst du aber hier, kommen nicht genug leute. vergiss flyer! vergiss flyer. und vor allem: vergiss flyer! mach plakat und vor allem (!) anzeigenwerbung in deiner lokalpresse. das ist effektiver als 100 stunden flyer verteilt, kostet aber, warum die meisten......flyer drucken.

4. der ort deiner va ist sehr wichtig. soziale brennpunkte meiden, gute verkehrsanbindung ist wichtig, vor allem, wenn du teens mitansprechen möchtest. bedenke, dass die vermieter von hallen eine kaution in größenordnungen von zig-tausend euro verlangen.

5. für die getränke brauchst du erfahrene leute, jedoch weisst du nicht, wieviel gäste kommen, was das größte problem ist.

6. der termin muss richtig gewählt werden, achte auf konkurrenzveranstaltungen.

7. entry: wenn du free entry machst, kommt keine sau. veranschlage einen überdurchschnittlichen eintritt, weil sonst nix erwartet wird.

8. dj: es ist erstmal ziemlich egal, was er drauf hat, wichtiger ist sein bekanntheitsgrad bei den crowds, kostet aber. du könnest einen rundfunk-dj nehmen, kostet um 3 teur, aber im preis inbegriffen ist sehr nützliche werbung über den äther!!!

das risiko ist finanziell groß, wenn es doch ein reibach wird, freut scih das finanzamt! vielleicht machst du mit 1000 people 5 teur gut, vielleicht aber auch 30 teur minus (haftung für beschädigungen!)

=> wir ziehen es vor, anderen diese risiken übernehmen zu lassen, und lassen uns viel lieber buchen. und so werden es die meisten leute tun, die chancen und risiken abwägen. nur wer die augen zu macht, begibt sich in diese gefahr, und hat dabei vielleicht auch noch glück!!!

mein tipp also: lass die finger weg davon.

naja.. mein senf dazu:

versicherung für veranstaltungen- gibt es (evtl nicht bei jeder versicherung), allerdings kosten die nicht grade wenig.. doch falls was passiert wirst du froh sein eine abgeschlossen zu haben.

security ist sehr wichtig.

das schöne an einem flyer ist dass man den easy einstecken und mitnehmen kann. daraus folgt dass man sich nicht vom plakat abschreiben muss wann die va ist...
also man sollte meiner meinung nach auf ALLES setzen was geht.
plakate, flyer, radio-werbung (manche sender machen gratis eine ankündigung der va-- wenn sie zb so einen eventkalender haben), internet (ganz wichtig finde ich, damit die leute jederzeit nochmal nachschauen können, am besten mit einer url die man sich schnell und einfach merken kann), tv (bei kleinen sendern evtl gratis möglich..), zeitungen, etc etc..
ohne werbung geht gar nix.

eintritt sollte nicht gratis sein, aber auch nicht zu teuer- ich denke nicht dass man durch sehr hohen eintritt den eindruck erweckt, dass da sehr viel geboten wird...

man muss auch bedenken dass man bei einer va auch parkplätze braucht, genügend wc´s (falls nicht vorhanden in der halle), genügend notausgänge etc... park-einweiser, leute die nachsehen ob noch genug toilettenpapier da ist etc sollte es auch geben damit alles reibungslos klappt.

ja. nachdem du schreibst du hast noch nie veranstaltet kann ich dir nur raten es vorerst auch sein zu lassen- besser du schließt dich bei einem veranstalter an und lernst da erstmal dazu.. sonst machst du wahrscheinlich alle dummen fehler durch, die sich vermeiden ließen....

Naja...so eine Veranstaltung kann man schon ganz gut durchziehen, aber man sollte sich noch über andere Sachen Gedanken machen..:

Welche Zielgruppe spreche ich an? Welche Altersklasse. Danach wählt man den DJ, die Werbung, die Halle, die Deko, die Getränke, die Security...

Für 800 Leute würde ich ohne Parkplatz mindestens 6 Leute rechnen.

Werbung: Plakate sind immer gut, auch Zeitungsartikel, Karten Verlosen, evtl einen Vorverkauf organisieren.

Eine Versicherung gibts, habe ich glaube ich immer bei der Provinzial abgeschlossen, kostete damals (vor 6 Jahren) 50Pf pro Besucher.

Theken: erfahrene, Vertrauensvolle Leute.

Wichtig: Du musst das Geld haben, falls es in die Hose geht. Das ist sogar gesetzlich verankert. (frag mal jemanden der gerade seinen Meister macht!)

Sanis wirst du in der Größe schon brauchen, kosten aber nicht viel.

Kümmer dich auch drum was du an Lärmemission haben darfst, und beaufterage ggf. ein Messbüro, dann hast du hinterher ein Protokoll, das beweist das alles ok war.

Sei dir klar darüber das du zwar die Chance hast viel Gewinn zu machen, aber kalkulier auch einen Verlust von gut 8000€ ein.

es gibt zwar versicherungen, aber geht bitte nicht davon aus, dass ihr damit alle probleme los seid, weil i.d.r. nur die sogenanngte veranstalterhaftpflichtdeckung abgeschlossen wird, die zieht aber nicht bei vandalismusschäden und trägt noch für viele andere situationen NICHT das risiko. bin vor ein paar jahren mit ner va selbst bei der allianz abgeblitzt (wollte alle sachen, einrichtung und halle abdecken). für ein klass. konzert ginge das schon, nicht aber für party, disco!

security für 1k leute imho: 3 an der tür, 2x2 im saal/vorraum unterwegs.

radio/tv-werbejingles werden wohl für 1k leute zu teuer sein, weshalb ich annoncieren empfehle. auch wenn flyer klein zum mitnehmen sind: es gibt zuviele, überall liegen doch schon tausende rum! die zeit zum verteilen kannst du wirklich sparen, wir haben erfahrung damit: ab und an für va übernommen, die viel zu spät in die puschen kamen, und flyer über nacht gedruckt wurden, anzeigentermine waren schon vorbei. flyer bringen NICHTS! - glaubs mir. wir hatten tausende verteilt: shops, plattenstores, in-kneipen, kinos, discos, parkplätze, unis, schulen, sonnenstudios, kaufhäuser, kartenvorverkaufsstellen, fitnessläden usw usw.: wenn nur die flyer draußen waren, ging die sache in die hose.

wenn va nur flyer drucken wollen, lassen wir uns nicht mehr auf teilungsabkommen bzgl. eintritt/umsatz ein. nur noch wenn massis in zeitungen geworben wird. mit der werbung steht und fällt der gig, vorlauf für so einen gig sind sowieso 6 monate.

Den Flyer mit Getränkegutschein kombinieren wirkt da eigentlich Wunder. Ansonsten hast Du Recht, es wäre schade um geld und Zeit.

Uwe

Naja...Flyer an den richtigen Stellen ausgeteil funktionieren hier (im ruhrgebiet) wunder, zumindest auf den angesagten Partys. (aber für "noname" Parties ist es sowieso schwer zu werben)

Klar kann eine Versicherung nicht alees abdecken, aber die sind auch andererseits recht flexibel in ihren Verträgen. es kommt manchmal wirklich drauf an in welches Büro man geht.

Sparen würd ich auch nciht am Security Personal, ich würde es nicht unbedingt über die MAsse machen, es gibt Firmen die mit weniger Leuten effizienter arbeiten (bevor etwas eskaliert)
Da würde ich nicht sparen.

Zeitungsanzeigen finde ich etwas spießig, aber es kommt drauf an welches Klientel du ansprechen willst.
Zeitungsanzeigen würde ich ab 30 aufwärts verwenden.
Gutgemachte Flyer sind einiges "Hipper"

die zeitungen lesen zumindest die eltern, die wiederum ihre sprößlinge ansprechen, wenn da ne geile party auffällig (!) beworben wird. und dann gibt es ja noch die lifestyle-magazine (bei uns journal frankfurt, fritz).

übrigens haben wir nicht nur in ffm. schlechte flyer-erfahrung, aber es kann da schon regionale unterschiede geben. bei uns in ffm. ist die stadt vollgepflastert mit den teilen, da nützen auch keine "richtigenstellen", weil ÜBERALL die dinger liegen. die ladenbesitzer sagen zwar noch bereitwillig: "kannste zu den andern da dazulegen", aber wenn dort etwa 20.000 flyer in 1 laden liegen, bringen meine 250 dort auch nichts mehr. es ist einfach zu unübersichtlich, in kürze legt ein anderer verteiler ohnehin seine packen auf die eigenen usw. usw. - aber jeder darf natürlich seine eigenen erfahrungen sammeln :wink:

ein kleiner hinweis noch zum thema: "es kommt drauf an, in welches vers.büro man geht": kann ich nur drüber lächeln, da ich an der quelle sitze, und gewerbepolicen (inzwischen industriepolicen) für die allianz vers. ag vertreibe, und selbst ich als mia ein no! bekam. :o von daher weiss ich wovon ich spreche, wenn es um veranstaltungsvers. geht: die größten risiken trägt der va immer noch selber (habe schon diverse für industriekunden & agenturen abgeschlossen!).

Naja...wie gesagt, die webung sollte man Zielgruppenabhängig gestalten.

Gut, kann sein das sich das bei den Versicherungen geändert hat, aber vor einigen Jahren, als ich noch selbst Veranstaltungen gemacht habe ging das noch. Sogar gegen Vandalismus (Sanitär, Theken etc)
Naja..vielleicht hat sich da was geändert..

6 Mann Security: ca 600-800€

Gema wird doch indoor nach qm berechnet oder liege ich da falsch.?

Diese dörfliche Szene kenne ich auch gut, da reichen locker ein paar Plakate, und es muss auch kein Superbekannter Star DJ Sein.

Afaik kommt bei Gema zweierlei in Betracht. Erstens men notier jedes gespielte Lied und bezahlt pro Lied einen bestimmten Betrag, oder der Batrag wird pauschal berechnet. Hier wird vor allem die Höhe des Eintritts und die Anzahl der Leute berücksichtigt. GEMAgebühren sind relativ hoch, wenn man sie so sieht. Bei ner Disco in einer Halle mit ca 500-700 Leuten kann man schon knapp 300€ rechnen...
Und nochwas, war zumindest bei uns immer so, die GEMA lässt sich viel Zeit bis sie die Rechnung schickt.

Hi Peter,

aber sie schicken und das ganz sicher .
Einfach mal googlen mit dem Begriff Gema und Gebühren. Da findet man Alles Schwarz auf Weiss.
So nebenbei gesagt, auch die eine oder andere Kommune langt kräftig zu... Stichwort "Vergnügungssteuer".

Uwe

..kleiner, legaler Tip hierzu...

lass den Veranstalter ein eingetragener Verein sein (Jungschützen etc)
teile den Gewinn mit Ihnen, das befreit dich von vielen Steuern.

Uwe

ist klar dass das von Steuern befreit, man hat ja auch nur noch den halben Gewinn...
Anosnten hat es keinen Einfluß auf Stuern, ob man die Party mit einem Verein oder einem Profigastronomen zusammen veranstaltet.
Ein Verein könnte aber als offizieller Veranstalter evtl. hilfreich sein für
a) Gemagebühren
b) Raumkosten, sofern öffentliches Gebäude
c) Massive MundzuMund-Werbung durch die Mitglieder...

Grüße,
Volker

Alles hat schon seine richtigkeit was die User vorher geschrieben haben, doch ist mir noch aufgefallen das da noch was entscheidenes fehlt!
Meine Veranstaltung letztes Jahr war gut vorbereitet und hatte auch einen guten Vorverkauf! Namenhafte Sponsoren waren auch da die mit Ihrer Unterstützung was neues in Stadt bringen wollte!
Der Raum war günstig von einem großen chemie Konzern, doch eins
wurde vergessen, was beinahe die Party zum Ausfall brachte!

Das war nämlich das Bauordnungsamt, die die Halle noch nicht abgenommen hatten! Aber das wußte wohl keiner. Es waren bestimmt schon 20 Veranstaltungen gelaufen auch öffentlich, doch bei meiner
hatte wohl ein mitbestreiter einen anonymen Brief geschrieben der auch genau dahin gegangen ist wo er hin sollte! Die Werbung war anscheinend
zu gut! Also sicher Dich auch da ab!

Noch nen Tip von mir : Flyer verteilen vor einem Großen Kino! Am besten am Vergünstigtem Tag!

- zur Gema kann ich nur sagen, die kommen sonst nie, aber bei mir waren sie da! Check das ab mit Deinem Eintrittspreis! Es gibt da viele
spannen! Ich wählte die bis 6 euro , danach kommt bis 10 Euro!

Ps: Es waren 500 Personen da und wir sind mit 200 Euro + rausgegangen!
Also es lohnt sich nur Größer oder garnicht!

Alles gute und informiere mal ob Du weiter planst!

Loony

Also was die Securities angeht such dir ne Firma die da wirklich Erfahrung mit solchen Veranstaltungen hat und die auch nen dementsprechenden Ruf haben. Hör dich mal um wer sowas gemacht hat und zufrieden mit Firma xy war, weil auch bei Securities kann man bös aufen Arsch fallen, ist uns zwar noch nicht passiert aber hab das schon als Gast erlebt wenn dann Messer auf ner Veranstaltung gezückt werden und 5 Minuten später 30 grüne Männlein die Veranstaltung schließen.

Sanitäter gibt es soweit ich weis keine direkte Vorschrift ab wann du welche brauchst, manche Hallenvermieter verlangen allerdings die Anwesenheit von Sanitätern oder noch schlimmer eines Feuerwehrmanns der das ganze beaufstichtigt und die sind nicht billig. Aberr auch da gibts Möglichkeiten, kannst probiern bei verschiedenen Sani Organisationen (DRK, Johaniter etc.) vieleicht machen sies dir billiger wenn du ihenen mal deine Anlage für ihr nächstes Jugendfest günstig leihst, die sind da ziemlich empfänglich für sowas.

Dringend empfehlen würd ich dir auch die Veranstaltung nicht nur beim Ordnungsamt anzumelden sodern auch der örtlichen Polizeidienststelle bescheid zu sagenund deine Handy Nummer dort zu hinterlassen.

Die Anzahl der Securities hängt übrigens nicht nur von der Anzahl der zu erwartenden Leute ab sondern auch vom Veranstaltungsort, wir hatten zB mal ne Halle die nene Notausgang hatte der zunächst mal durch einen Nebenraum führte, da hamma nen extra Securitie mehr oder weniger allein für die Tür einplanen müssen. Also am besten mit der Firma nen Ortstermin machen aber ned übern Tisch ziehn lassen da gibts auch manche die dir dann 16 Securities andrehn wolln obwohls 10 auch tun. Aber da nicht sparn lieber einen zuviel als einen zu wenig.

Hallo

zum thema security:
ich gib immer ein paar freunden, die früher mal bei
nem securitydienst oder bei der polizei gearbeitet haben
50 € und n paar bier und dann machen die das.
Die haben bis jetzt jede gang rausgeschmissen.
mfg thomas

Zitat von "tt audio"

50 € und n paar bier und dann machen die das.
Die haben bis jetzt jede gang rausgeschmissen.

naja hoffentlich sind die dann in nem notfall auch trotz der paar bier noch in der lage die massen möglichst sicher rauszubringen :-?
aber wenns profis sind (was sie ja deiner aussage nach zu sein scheinen..) dann sollte das schon klappen.. ich würde es nur nicht besonders toll finden wenn jetzt jemand annimmt wenn man ein paar starken freunden bisschen geld und paar getränke spendiert kommt das aufs selbe raus,..