Bei uns im Office haben alle Geräte eine Inventarnummer. Diese ist auf einem Aufkleber sowohl in Klarschrift, als auch als Code39 Barcode (freier Code). Inventuren werden mit einem Handscanner oder Laptop mit Lesegerät gemacht.
Nur als Anregung : Die Inventarnummer setzt sich bei uns zusammen aus Warengruppe (PC, Drucker, Monitor...) - 2-stellig, Anschaffungsjahr (2-Stellig) und einer laufenden Nummer (4-stellig), "Anschaffungsnummer im Jahr". Mein Drucker hat die z.B. Nummer 11060035, Warengruppe 11-Drucker/Monitor, angeschaft 2006, in 2006 das 35. Gerät.
Man kann aber auch enfach fortlaufend Nummern oder fortlaufende Nummern pro Jahr machen. Man sollte bloß bei seinem erst einmal etablierten Schema bleiben.
Es gibt übrigens sehr gut klebende Aufkleber für solche Zwecke.
Wir hatten für die Inventarisierung eine kleine Access-Datenbank, in der die kaufmännischen (Anschaffungsdatunm, Preis, Lieferant, Abschreibungsart) und Technischen Daten (Sereinnummer, Artikelnummer, Hersteller, Typ, ....) enthalten waren.
Es sind sicher auch "Artikelpakete" denkbar, z.B. Vorbestückte Racks (klassisches Beispiel, ein mobiles Videostudio von Datavideo, das aus dem Rack selbst, einem Mischer, zwei Vorschaumonitoren, .... besteht)
Für die Vermietung wäre damit eine Lieferschein- und Rechnungschreibung möglich und man könnte prima Ein- und Ausgänge erfassen. Außerdem könne in der Inventardatenbank stehen, auf welchem Regalplatz der Artikel steht (bzw. stehen würde, wenn er im Haus ist). Für mich als Vermiet-Laie unvorstellbar, Vermietung ohne Inventarnummern zu machen. So könntet Ihr genau sehen, welches Gerät bei welchem Kunden war und ist.
Der Aufbau einer Inventardatenbank ist sicher keine leichte Sache, sollte sich aber lohnen.
Kleiner Tipp: in der Inventur erfaßte Geräte mit einem farbigen Punkt kennzeichnen. Dann ist bei Lagerbewegungen auf den ersten Blick sichtbar, ob ein Teil schon erfaßt wurde. In jedem Jahr bzw. für jede Inventur eine andere Farbe verwenden.