Angebotsgestaltung bei Gigs mit Ausweichtermin

Hallo!

Natürlich kommt es da ganz auf den Kunden an, bei Neukunden könnte ich mit folgende Regelung vorstellen: Als 2 unabhängige Jobs buchen und je nach dem wann entschieden wird, den zugehörigen Stornobetrag verrechnen.
Die Sache wird mit Fremdmaterial/Personal natürlich logistisch aufwendiger, leider interessiert das den Kunden meist garnicht - soll heißen, dass der Kunde das nächste mal dort bucht wo das Material vorhanden ist (oder aufgrund der Situation kein finanzieller Nachteil für ihn entsteht)

Gr.

PS: so ein Day-Off in der Hauptsaison ist doch was schönes, oder

Hast du deinen Kunden mal gefragt, warum du sein Risiko übernehmen solltest? Risk Management für Fortgeschrittene? Aus welchen Gründen sollte denn das Open Air verschoben werden? Wetter? Vorverkauf? Konkurrenzveranstaltungen? Alles nicht dein Bier! Wer von den Kollegen (Security, Catering, Strom, Behörden, ...) lässt sich denn sonst noch auf diese Nummer ein?

Kalkulier die Veranstaltung, biete ihm Menschen und Maschinen für eine Veranstaltung an und setze ihm eine realistische Frist, das Angebot anzunehmen oder abzulehnen. Wenn das im nächsten Sommer stattfindet, dann darf die Frist gerne "mehr als 10 Tage" sein - aber irgendwann (und nicht drei Tage vorher) muss der Veranstalter sich eben committen und damit ist der Job dann gebucht. Wenns in der Saison ist, würde ich so lange nicht warten.

Wenn er sich seiner Sache sicher sein will und jederzeit noch Änderungen vorsehen will - dann muss er das auch entsprechend honorieren - und damit den Job für beide Termine bei dir buchen.

Bist du dir sicher das du die Termine auch ausgelastet hast wenn du diesen Kunden nicht hast? Bei nem kleinen Job kann man so was ja schon treiben aber bei nem Open Air, wobei das noch nichts über Größe und Umfang sagt, ist eben die Frage möchtest du das Risiko mit tragen. Das müsste dann schon ein guter Kunde sein.
Wenn du dir sicher bist, das du an diesen Terminen auch andere Jobs haben könntest würde ich da auf den Putz hauen und entsprechend großzügig kalkulieren, entweder es kommt dabei richtig Geld rüber und du trägst eben das Risiko mehr oder minder mit oder du machst lieber zwei andere Jobs und hast auch dein Geld verdient.

Zäumen wir das Pferd doch mal andersrum auf:
- Der Termin ist jetzt noch nicht fix, d.h. es ist keine eingefahrene Veranstaltungsreihe mit "kalkulierbaren" Besucherzahlen.
- Das Booking ist höchstens vage, sonst gäbe es einen festen Termin.
- der Veranstalter traut sich nicht, jetzt schon genau zu planen.

Demzufolge kann ja auch das Angebot nur sehr ungenau sein, zumal es ja scheinbar auch ein unerfahrenerer Veranstalter ist.
Ich würde grob kalkulieren und eine rechtzeitige Deadline zur Angebotsannahme setzen. Wenn der Veranstalter die nicht halten kann/will, dann muss er dafür sehr gute Gründe haben und die eben auch bezahlen. Schliesslicherhöht er das Ausfallrisiko bei allen Beteiligten - also nicht nur das durch den Fehltermin, sondern eben auch das der geringeren Einnahmen aufgrund geringerer Zuschauerzahlen durch fehlende/falsche Werbung.

Nennt man auch Risikotransfer...

Wann möchte der Veranstalter denn die Entscheidung treffen? Und wie sieht der Kollege, von dem du Material anmieten musst, die Sache? Lässt der sich auf so einen Kuhhandel ein?

Wie stellt sich denn der Veranstalter zu der Frage? Oder schwebt er über solcherlei Banalitäten?

Zitat von "skyworker"

Nennt man auch Risikotransfer...

Wann möchte der Veranstalter denn die Entscheidung treffen? Und wie sieht der Kollege, von dem du Material anmieten musst, die Sache? Lässt der sich auf so einen Kuhhandel ein?

Wie stellt sich denn der Veranstalter zu der Frage? Oder schwebt er über solcherlei Banalitäten?

Die Entscheidung über die Verschiebung kann man ja nur kurz vorher treffen, wenn sie Wetter-bedingt ist.

Ich würde es einfach so kalkulieren:
Personal 200% (man kann nicht einfach 2 Termine blocken und nur einen bezahlen, bei einer Entscheidung wenige Tage vor dem ersten Termin)
Material je nach Disposition Abschlag auf 200% möglich (Anteil Zumiete, allgemeine Auslastung im Zeitraum).

Die Idee, daß eine Woche später dann besseres Wetter ist, ist ja auch ein wenig fragwürdig. Insgesamt eine Schnapsidee, man kann eher über eine Ausweichlocation nachdenken, dann sind die meisten Kosten fast identisch (Künstler, Security etc.), man hat im Prinzip nur die Kosten für die Location (die man natürlich auch bei gutem Wetter tragen muß)

Zitat von "simonstpauli"

Die Idee, daß eine Woche später dann besseres Wetter ist, ist ja auch ein wenig fragwürdig. Insgesamt eine Schnapsidee, man kann eher über eine Ausweichlocation nachdenken, dann sind die meisten Kosten fast identisch (Künstler, Security etc.), man hat im Prinzip nur die Kosten für die Location (die man natürlich auch bei gutem Wetter tragen muß)

Naja plus der Zäune fürs OpenAir und der ganzen Logistik drumrum, wenn man doch auf Indoor ausweicht.

Ich würde ihn mal nach Referenzen fragen, bzw. ob er schon mal ein Projekt dieser oder ähnlicher Größenordnung gestemmt hat.

Das Ganze klingt mir sehr nach "ein wenig" blauäugig, um das mal freundlich auszudrücken.
Der einzige Grund, den ich mir für die Argumentation Schlechtes Wetter vorstellen könnte, wäre ein vom Dauerregen durchgeweichtes Gelände und die Hoffnung, das es binnen einer Woche soweit durchtrocknet, dass man das Ganze dann veranstaltet.

Bei Deichen sieht der Deichgraf das ja sehr ungerne oder lässt die Veranstaltung gar nicht erst zu.

Aber das ändert ja an der Kalkulation nichts , das allermindeste wäre zweimal die eigene Anmietung vom Zusatzmaterial und das Personal und das eigene Material nur einmal berechnen.

Nur dafür findet sich auch eine Firma, die soviel Zeug stehen hat, dass sie kurzfristig liefern könnte incl des "es eilt" Zuschlags.

Ich würde es eigentlich gar nicht machen, das klingt nach ewig dem Geld hinterherlaufen, weil auch beim zweiten Termin das Wetter Scheiße war, die Zuschauer ausgeblieben sind usw. und man müsse das doch verstehen aber nächstes Jahr beim zweiten Versuch kriegst Du das ganze Geld...

Zitat von "Loloverde"

Aber bei schlechtem Wetter wird um eine Woche verschoben.

Wenn es "nur" wetterabhängig ist, dann würde ich sowieso einfach 2 Jobs kalkulieren, mit der Aussage, dass dir als Verleiher das Wetter eigentlich egal ist bzw deine Sachen auch bei Schlechtwetter zu 100% einsatzfähig sind.
Erfahrungsgemäß sind die Besucherzahlen beim Ausweichtermin weit unter den erwarteten. Es ist ja nicht nur so, dass nur die Arbeitenden so ein Event planen, sondern auch die Besucher ihr Erscheinen planen. va in der Hauptsaison, wo dann am nächsten WE schon eine ganz andere Veranstaltung am Plan steht - oder Tante Erna Geburtstag hat...

Wie wärs mit einer Regen-Veranstaltungsausfallversicherung für den Veranstalter?

LG

Offensichtlich geht es um das Open Air eines unprofessionellen Veranstalters, mir bekannt von Musikvereinen usw., die VAs funktionieren einfach nur bei gutem Wetter weil niemand sich den heimischen Musikverein antut wenn es auch nur den Anschein macht zu regnen. Hier ist es normal das erwartet wird das man das Risiko trägt und man macht das auch nur wenn man sicher ist man hat zu der Zeit eh keinen Gig und nimmt es halt mit wie es kommt. Wirklich Geld ist damit eh nicht zu verdienen und sobald ich auch nur ein, ein wenig besseres Angebot hätte, ohne jetzt auf Verpflichtungen zu achten, würde ich lieber den Spatz in der Hand wählen.
Sorry, ich denk die Diskussion macht keinen Sinn wenn wir den Umfang der Veranstaltung nicht abschätzen können. Ich schätze mal blind wir reden hier über keine vierstellige Zahl. bzw. wenn dann nur knapp drum rum.

Ich konnte das so genau umreißen weil ich genau den Fall selbst hatte und ich kann dir auch verraten wie das ganze bei uns ausgegangen ist. Ich hatte bei zwei Kollegen hier aus dem Forum entsprechende Mikrofone zu gemietet, hier noch mal danke an die Kollegen das sie mir das ermöglicht haben und beide Termine geplant hatten. Fakt ist, die VA war eine Veranstaltung zweier Vereine und für den einen sind wir nun schon seit Jahren der Ausstatter und so gesehen hatte ich mein Angebot schon abgegeben und eigentlich sogar eine mehr oder minder ernstzunehmende schriftliche Zusage via Email, dann aber hab ich mit bekommen beim anderen Verein ist eines der Mitglieder bzw. dessen Bruder selbst Veranstaltungstechniker bei einer größeren Firma im Stuttgarter Großraum, die hier im Forum übrigens auch vertreten ist. Der hat dann ermöglicht durch seinen Chef für schmales Geld richtig gutes Material angefahren, mir wurde aber erst abgesagt als er das OK hatte das besagtes Material am Termin bei seinem Chef frei ist und ich war raus, musste den Kollegen hier absagen und hatte nur meine Zeit verschwendet.
Auch hier noch einmal danke an alle Chefs die ihren Mitarbeitern erlauben mit ihrem Material Jobs unter der Hand zu erledigen, genau so was braucht es zwingend in unserem Gewerbe als ob das Leben nicht schon schwer genug wäre.
Am Ausweichtermin, der dann aber nicht notwendig war, hätte ich übrigens zwei größere WE Veranstaltungen gleichzeitig gehabt was uns dann etwas gefordert hätte, wie gesagt wenn du was sichereres hast was vielleicht nicht so gut bezahlt wird, nimm es und lass das die machen die unbedingt wollen.

Zitat von "Kracky"

Offensichtlich geht es um das Open Air eines unprofessionellen Veranstalters

Das muss nicht immer so sein. Diese "Verschiebeoption" kenne ich auch von Kommunen oder von kleineren Firmenfesten, also alles eine Größenordnung, bei der man noch alles gut überblicken kann und bei der es sich aber auch nicht lohnt, gleich ein riesen Festzelt aufzustellen.
Oft kommt diese Verschiebe-Anfrage auch aus der Tradition heraus. Die Firma macht z.B. ihr Sommerfest schon seit Jahren auf diese Weise etc.

Was auch des öfteren vorkommt ist eine lokale Verschiebeoption. Also wenns draußen nicht klappt, dann irgendwo drinnen. Hier plant man ja auch mit beiden Optionen. Das Material, das nur für drinnen benötigt wird und nicht draußen (oder umgekehrt) wird alles berechnet.

Fakt ist bei einer zeitlichen Verschiebeoption: es sind nicht zwei Veranstaltungen, ein Tag ist garantiert frei. Man muss jedoch planen, also ob es zwei wären und blockiert sich somit Termine, von denen garantiert einer ausfällt.

Wichtig ist, das mit dem Kunden zu besprechen und ihm die Situation zu erklären, damit er das versteht. Dann würde ich ein Angebot machen, daß einmal auf zwei Tage kalkuliert ist, aber mit etwas Nachlass. Eventuell kann man hier auch mit den geplanten Technikern reden: "ich würde Dich gerne für 2 Tage buchen, brauche Dich aber nur an einem, wärest Du mit 50% Bezahlung für den freien Tag einverstanden?"
Ebenso mit den Kollegen, bei denen man Material zumietet.
Etwas Flexibilität sollte man schon an den Tag legen, allein um den Kunden zu zeigen, daß man sich bemüht. Eventuell kommt man so auf einem Preis von 150-170% (je nach Kunde und Termin)

Wichtig ist auch zu betonen, daß das ganze dann aber ein Gesamtpreis ist. Wenn am ersten Tag alles stattfindet, kostet das auch alles trotzdem 150%, auch wenn es nur ein Tag war. Das ist manchen hinterher nicht mehr so bewusst.
Außerdem: wenns am zweiten Termin regnet und alles ausfällt, dann sind natürlich ebenfalls die 150% fällig.

Diese Regelungen sollte man also nur mit guten und finanzkräftigen Kunden machen. Wenn eine Firma dann kein Sommerfest hat, zahlt sie trotzdem. Aber wenn ein kleiner Konzertveranstalter zwei Optionen verregnet bekommt, kann es finanziell schnell zum Desaster kommen.