Pflicht zur E-Rechnung ab 2025

Die dezidierte ERechnungs-Email macht schon Sinn, ist aber nicht gesetzlich vorgeschrieben.

In unseren Szenarios sieht das bisher doch eher so aus:

95% der Eingangsrechnungen kommen als pdf via email. Der Rest klassisch per Brieftaube. 100% unserer Ausgangsrechnungen verlassen uns ebenfalls als pdf via email. In einer perfekten Welt hat man sich natürlich jeweils gegenseitig schriftlich versichert, dass man das so machen möchte.

Unsere Anfragen, Angebote und Ausgangsrechnungen entstehen seit Äonen über excel, das passt soweit großartig (und würde wohl auch zukünftig so bleiben können, dazu später).

Alle sonstigen Belege von Belang für das Steuerbüro, zB. Versicherungen, KK, IHK oä. kommen ja oft immer noch in Papierform..

Bleiben noch Kontobewegungen und sofern man es braucht, Kassenbewegungen und die zugehörigen Belege.

Das muss jetzt alles ins Gurkenglas und das Gurkenglas für 10 Jahre in den Keller.

Vorher möchte das Finanzamt aber ne Gurke und ne extra Geschmacksprobe um sicherzustellen, dass der Geschmack sich über die 10 Jahre nicht verändert.

Möglichkeit 1:

Du hast (bist) ne kleine Muschelbude und es reicht dir eine Emailschreibmaschine mit Drucker.

Deine Papieransammlung eines Jahres übersteigt keine drei Ordner, da du nur 10 Eingangs- und 5 Ausgangsrechnungen im Monat hast.

Du hast darüberhinaus weder Lust noch Ahnung, was eine Kontierung nach SKR04 ist und überlässt auch die EÜR deinem Steuerdruiden.

DANN bleibe einfach vollanalog.

Gib einfach deinem Steuerdruiden nach wie vor alle Belege (s.o.) in Papierform. Der kontiert den Krempel und digitalisiert dir das auch in ein 10Jahresarchiv. Hier hat nun auch die GDOB-konforme Speicherung stattgefunden.

Du bekommst nach Bearbeitung deinen Pendelordner mit deinen Originalen und einem Auswertungsjournal zurück. Diesen Ordner kannst du dir jetzt ins Gurkenglas stecken. Oder anzünden. Fürs FA ist einzig die vom SB gemachte digital archivierte Ablichtung relevant (Was viele Vorteile bei einer etwaigen Steuerprüfung hat).

Zusätzlich machste dir nu noch ne Emailadresse für den zukünftigen Xrechnungs-Mailverkehr (rein/raus) und gibst deinem Steuerdruiden nen Zugang.

So muss man neben dem analogen Papierpendelordner nicht noch n Stick mit den Xrechnungen dazupacken oder den SB mit zig Mails zuspammen. Zur eigenen Lesbarmachung und Bearbeitung taugen nun bei vllt. nur 20 Vorgängen/mtl. diverse Freeware-Tools.

Das ist aber z.B. bei Sammelrechnungen oder komplizierteren Sachverhalten oder schlicht, weil man sein eigenes Design auch für die Ausgangsrechnung nutzen möchte, nicht empfehlenswert oder einfach nicht möglich.

Aber erstmal:

Voila, ich bin im 21.Jahrhundert angekommen, 100% regelkonform und habe kein Geld und Nerven in Buchhaltungssoftwareabos gesteckt.

Lediglich das GDOB-konforme Digitalisieren und Archivieren ist eine Zusatzleistung des Steuerbüros deren Vorzüge ich sehr schätze.

Möglichkeit 2:

Ich bin immer noch die Muschelbude,

möchte aber alles selbst machen.

Das Steuerbüro macht also nur den Jahresabschluss und n bissl Lohnbuchhaltung, da Oppa Erich für Mindestlohn das Lager bewacht.

Auch ein Mittelständler mit einigen Angestellten und Fuhrpark käme hier zum Zuge:

Ich nehme die Mediumvariante eines Buchhaltungssoftware-Abos (feste Lizenzen scheinen gerade auszusterben) und verlege zusätzlich zur klassischen Buchhaltung die Belegsammlung und auch die Auftragsbearbeitung in dieses System. Vielleicht sogar auch noch den Lagerbestand

(und sei es nur für AfA-Listen oder Inventur).

Uff, janz schön ville uff eenmal...

Aber so spielen diese ganzen SW-Plattformen überhaupt erst ihr ganzes Potential aus und ich gewinne wieder etwas Zeit zurück.

Ob da nun Lexware, orgamax, sevdesk, wiso oderoder besser passt, muss jeder selbst rausfinden. Wir doktern z.B von Lexware kommend gerade auch mit sevdesk rum.

Läuft das mal anständig, sind die typischen wiederkehrenden Jobs aus

der Auftragsbearbeitung z.B. 'Angebot-Bestellung-Rechnung' oder die

buchhalterische Fleißarbeit 'Kontobewegungen' 'Belege einpflegen' , 'Kontieren' , 'Mwst.VA. ans FA' , 'ans Steuerbüro freigeben' quasi ein einziger Arbeitsgang.

(Fast) Papierlos. (träum).

Die Kosten des Selbermachens sollten mit den Einsparungen beim Wegfall des Machenlassens harmonieren.

Hat nun das Steuerbüro auch noch Zugang zu

deiner Software, zB. via DATEV,

deinem Geschäftskonto, und evtl. noch zu

deiner XRechnungs-emailadresse,

biste also fein raus.

huh, entschuldigt die Romanvorlage...

Also als Kleingewerbe hat man ja noch ne Gnadenfrist bis Ende 2027. Das heißt für mich bleibt alles wie gehabt und ich nutze WISO MeinBüro Rechnungen Free um mir die E-Rechnungen anzuschauen, oder falls ich doch mal in die Verlegenheit komme einer Behörde eine Rechnung zu schreiben (oder dann ab 2028) um eine XRechnung zu erstellen. Sollte ich doch mal die Buchhaltung konsolidieren wollen, dann kann ich immernoch auf die günstigen bezahlten Varianten upgraden und dann auch ZUGFeRD-Rechnungen erstellen.

Zitat von floger

Also als Kleingewerbe hat man ja noch ne Gnadenfrist bis Ende 2027. [...]

Als Kleinunternehmer bin ich überhaupt nicht zum Versenden von E-Rechnungen verpflichtet, auch nicht in ein paar Jahren (Stand heute). Diese Pflicht gibt es nur für steuerbare Umsätze, und die Umsätze von Kleinunternehmern zählen da nicht mehr dazu:

"Mit dem Jahressteuergesetz 2024 wird eine Regelung zu Rechnungen von Kleinunternehmern in § 34a UStDV eingeführt. Danach müssen Rechnungen von Kleinunternehmer im Sinne von § 19 UStG nicht als E-Rechnung übermittelt werden. Zum Empfang von E-Rechnungen ab 1. Januar 2025 bleiben Kleinunternehmer dennoch verpflichtet." (Link zur IHK)

Edit: Hier noch offiziell vom Bundesfinanzministerium:

"Auch wenn eine umsatzsteuerliche Verpflichtung besteht, eine Rechnung auszustellen, braucht diese nicht als E‑Rechnung ausgestellt zu werden bei [...] Leistungen, die von Kleinunternehmern erbracht werden (§ 34a UStDV) [...]"

Und was hat es dann mit der Frist bis Ende 2027 auf sich?

Zitat von floger

Und was hat es dann mit der Frist bis Ende 2027 auf sich?

Hast du dazu einen Link von irgeneiner offiziellen Stelle, dann schaue ich mir das mal an.

Edit: Steht auch auf der von mir verlinkten IHK-Seite. Die Frist bis 2027 gilt für Unternehmen bis 800.000 EUR Jahresumsatz. Kleinunternehmer fallen, weil deren Leistungen nun steuerfrei sind, komplett aus dem Anwendungsbereich der Pflicht für E-Rechnungen.

Zitat von phlownd

Kleinunternehmer fallen, weil deren Leistungen nun steuerfrei sind, komplett aus dem Anwendungsbereich der Pflicht für E-Rechnungen.

Interessant wird es für den Kleinunternehmen nur dann, wenn der Rechnungsempfänger (B2B) auf eine E-Rechnung besteht. Soweit ich das ganze System verstanden hab, hat er ja das Recht dazu.

Zitat von lini

Interessant wird es für den Kleinunternehmen nur dann, wenn der Rechnungsempfänger (B2B) auf eine E-Rechnung besteht. Soweit ich das ganze System verstanden hab, hat er ja das Recht dazu.

Ich hab dazu noch nix offizielles gefunden, aber wäre ja im Rahmen der Vertragsfreiheit plausibel. Ich schreibe bei mir in die AGB, dass ich keine E-Rechnung ausstelle und gucke mal, ob bzw. wann sich jemand diesbezüglich meldet.

Das ist an einem Sonntagmittag echt unterhaltsam alles, aber:

Jeder der seine Rechnungen in Word oder excel bastelt und dazu beispielsweise ein Muster oder am besten noch jede Rechnung abspeichert, weil das insbesondere bei Dauerkunden total praktisch ist, sollte mit seinem Steuerberater mal ne Unterhaltung über die GoBD führen. Wer noch nie was von GoBD gehört hat, auch.

Die Kurzfassung: alles was digital erstellt wird, muss revisionssicher abgelegt werden. Und damit ist weder ne Speicherung in eine (normale) Cloud, noch auf einen Stick oder eine CD gemeint. Es muss sichergestellt sein, dass eine Rechnung nicht geändert werden kann und wenn doch, dass das dokumentiert werden muss und wird. Aber alles weitere würde hier in einem Beschallungsforum zu weit führen.

Wer sich mal einen Überblick verschaffen möchte, kann sich z.B. das hier mal geben:

GoBD- konform arbeiten – Tipps für Unternehmen in NRW

Lesezeit: 2 MinSchon seit Ende 2019 müssen Unternehmen die GoBD-konformen Verfahrensdokumentationen umsetzen. Welche Vorgaben dabei gemacht werden, lesen Sie…

www.datenschutzberater.nrw

Kommt man dem Ganzen nicht nach, ist die Buchführung erstmal nicht ordnungsgemäß. Und das gibt dann Diskussionen bei einer Betriebsprüfung.

Was die Pflicht zur zur Rechnungsstellung angeht, so reicht ein Blick ins Gesetz, konkret in 14 UStG. (Ich habe keine Ahnung, wo ich auf meinem iPhone das Paragraphenzeichen finde und keine Lust zu suchen).

Also 6 Monate. Was anderes gilt aber für EU Deals (14 Tage).

Unabhängig davon fällt die Steuer bei vereinbarten Entgelten (was der Regelfall ist, wenn man nicht auf vereinnahmte umgestellt hat(genehmigungspflichtig!)) nicht etwa mit Ausstellung der Rechnung an, sondern u.a. mit Erbringung der Leistung. Wer also ewig nicht abrechnet…

Was die Software angeht, so gibt es sehr viele auf dem Markt und man sollte sich ein wenig Zeit zum probieren nehmen. Ich selber bin bei Lexware Office gelandet. Da ist zwar die GoBD geregelt (und voraussichtlich auch nicht mit einer Insolvenz des Betreibers zu rechnen), aber das Ding kann leider weder Faktoren in einer Rechnung(z.B. für mehr Tage Einsatz eines Gerätes), noch hilft es weiter, wenn man bilanzierungspflichtig ist oder wird und selber Abschlüsse erstellen will. Aber um für den Berater vorzubuchen usw reicht es grundsätzlich.

Spezialitäten wie 7g EStG o.ä. bleiben aber dann genauso der Buchung durch den Berater vorbehalten wie die korrekte Darstellung des Erwerbs von abschreibepflichtigen Anlagegütern im EU Ausland.

Da könnten die noch dran arbeiten.

Ich muss aber zugeben, dass der Hauptgrund bei mir für lexoffice das meiste Vertrauen in eine ordnungsgemäße GoBD Umsetzung war. Was bringt die bunteste hippe startup-Software, wenn die Bude nach 5 Jahren die Grätsche macht?

Als Macuser nutze ich seit 14 Jahren GrandTotal und komme damit wunderbar klar.

Die App ist GoBD konform und bietet auch eRechnung an, welche ich für ausgewählte Kunden aktivieren kann.

Ich melde demnächst für das Finanzamt Insolvenz an und lasse denen alle Konten sperren. Ich warte seit 07/2024 auf eine Gewerbesteuer Erstattung 😎

Ich gehe als Einzelunternehmer (und Teilzeit IT-ler) auch bereits den Weg mit einer Mac-Faktura/Buchhaltungs-Software (ordnungsgem. Buchführung, dh. Rechnungen können nicht mehr geändert werden), um die Angebote/AB/Rechnungen zu schreiben. Dann Buchen mit klick (skr03), Drucken (pdf und xrechnung, alle Rechnungen auf einmal) in Ordner, Versand per Mail (ab und an Papier). Dann Sepaeinzüge an Ebanking übertragen und einziehen.

Zahlungseingänge werden vom Ebanking Programm per Klick in die Buchungsmaske übertragen. Wiederkehrende Zahlungsausgänge und Eingänge werden Automatisch mit den richtigen (wie vorigen) Haben/soll Konto in der Buchungsmaske vorgegeben, es ist nur mehr prüfen erforderlich, mit klick wird dann gebucht.

Anschliessend werden eingegangene Zahlungen pro Kunde mit Ausgangsrechnungen 'ausgeglichen'. Damit hat man zum Schluss eine Übersicht was noch offen ist.

Eingehende Rechnung können als XRechnung übernommen werden, auch hier werden wiederkehrende Lieferanten erkannt die Buchungsmaske vorausgefüllt. Nach Prüfen klick, gebucht.

Schöne Sache ist dass die Elster UstVA (mit Zertifikat) auf klick übertragen wird und am Jahresende Summen und Saldenlisten erzeugt und an den Steuerberater gesendet werden können.

An einem gemeinsamen cloudlaufwerk für alle Belege (teamdrive) mit der Steuerkanzlei arbeite ich noch, liegt nicht an mir, der Drive läuft bereits.

Die Lernkurve war steil aber wenns läuft ist der Aufwand für Buchhaltung gering und auch die Steuererklärung beim Steuerberater geht relativ einfach.

Zitat von test

Ich melde demnächst für das Finanzamt Insolvenz an und lasse denen alle Konten sperren. Ich warte seit 07/2024 auf eine Gewerbesteuer Erstattung 😎

Dafür ist aber deine Gemeinde zuständig, das Finanzamt nur für den Messbescheid. Wenn du also nur auf die Erstattung wartest…

tonsound

Klingt wie lexoffice. Welches nutzt du?

Fa Richter, Mac Habu. Frau Richter ist selbstständige Buchhalterin, Ihr Mann programmiert.

Banking mit Macgiro.

Der Bescheid fehlt ja auch noch 😎

Zitat von Volker

[...] Es muss sichergestellt sein, dass eine Rechnung nicht geändert werden kann und wenn doch, dass das dokumentiert werden muss und wird. [...]

m.W. ist eine qualifizierte digitale Signatur (also eine mit Zertifikat) im PDF eine dazu geeignete Maßnahme.

Hach ja. Die deutsche Bürokratie ist ein Fass ohne Boden. So macht Gewerbe ob Klein oder groß doch kein Spass..

Danke aber für die Inputs. Ich muss das alles erst mal verarbeiten.

Als nächstes steht eine Rechnung an eine Gemeinde an.

Da würde ich einfach eine PDF erzeugen und die RE Nr. Wäre das Datum. Das dann per Mail verschickt... und Hinweis auf Kleinunternehmen Regelung..?

Hast du denn jetzt ein Gewerbe angemeldet? Als Freiberufler ist das ja einfach eine Honorarrechnung.

Zitat von floger

Hast du denn jetzt ein Gewerbe angemeldet? Als Freiberufler ist das ja einfach eine Honorarrechnung.

Nein. Ist für meine Band. Und die Gemeinde will ne Rechnung ohne Steuer.

Wenn ihr nichts offizielles angemeldet habt, dann wäre für euch der sicherste weg, wenn jeder einzelne als freiberuflicher Musiker auftritt. Aber da fragt ihr dann vielleicht doch besser einen Steuerberater.